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Allgemeine Beschreibung
Ihr Unternehmen, Ihre Systeme, wer wofür zuständig ist und welchen Weg Belege und Daten nehmen.
GoBD-Verfahrensdokumentation
Ihre GoBD-Verfahrensdokumentationfertig erstellt, bevor der Betriebsprüfer danach fragt
Für Freiberufler, Einzelunternehmen, UG und kleinere GmbH. Ich erstelle Ihre vollständige Verfahrensdokumentation nach GoBD: abgestimmt auf Ihre tatsächlichen Abläufe, als PDF für das Finanzamt und als editierbare Datei, die Sie selbst weiterpflegen. Sie müssen nichts vorbereiten.
- In der Regel nach einer Arbeitswoche fertig
- Vier Teile, als PDF und editierbare Datei
- Festpreis ab 1.500 €, ohne Förderantrag
Worum es geht
Was eine Verfahrensdokumentation ist
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wer in Ihrem Unternehmen was wann womit in der digitalen Buchhaltung tut: Wie eine Rechnung hereinkommt, wo sie erfasst wird, wer sie bucht und wo sie archiviert ist.
Grundlage sind die GoBD, eine verbindliche Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums zu § 146 AO, § 147 AO und § 257 HGB.
Das Dokument muss so geschrieben sein, dass ein Betriebsprüfer Ihre Buchführung in angemessener Zeit nachvollziehen kann.
Warum jetzt
Die Pflicht gilt auch für kleine Unternehmen – und seit 2025 erst recht
Die Verfahrensdokumentation betrifft alle, die steuerrelevante Belege digital empfangen, verarbeiten oder archivieren. Unabhängig von Größe, Umsatz oder Gewinnermittlungsart. Das schließt Kleinunternehmer und Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein.
Das hat sich zuletzt geändert
- Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen im XML-Format (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) empfangen und verarbeiten können.
- Seit 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren.
- Die Verfahrensdokumentation selbst müssen Sie mit allen früheren Fassungen zehn Jahre unverändert aufbewahren.
- Die BMF-Schreiben vom 11. März 2024 und 14. Juli 2025 gelten ohne Übergangsfrist.
Das Risiko ohne
Was passiert, wenn die Dokumentation in der Betriebsprüfung fehlt
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Finanzämter sind angewiesen, die Verfahrensdokumentation in jeder Betriebsprüfung anzusehen. Fehlt sie, werten Prüfer das zunehmend als formellen Buchführungsmangel.
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Ist dadurch nicht nachvollziehbar, wie Ihre Belege verarbeitet werden, darf das Finanzamt die Buchführung verwerfen und schätzen.
5–10 %
des Jahresumsatzes: So hoch liegen solche Hinzuschätzungen regelmäßig.
Ist die Prüfung bereits angeordnet, reicht die Zeit in der Regel noch für die Erstellung – wenn Sie sofort handeln.
Für wen
Für kleine Unternehmen, bei denen eine Person die Buchhaltungsabläufe im Kopf hat
Ich arbeite ausschließlich für kleine und mittelgroße Unternehmen.
Typische Branchen sind Praxen, Kanzleien, Handwerksbetriebe, Agenturen und IT-Dienstleister.
- Freiberuflerinnen und Freiberufler
- Einzelunternehmen
- UG (haftungsbeschränkt)
- kleinere GmbH
Was Sie am Ende in der Hand haben
Eine vollständige Dokumentation in vier Teilen
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Anwenderdokumentation
Arbeitsanweisungen für Belegerfassung und Kassenführung, so dass Ihre Mitarbeiter einheitlich arbeiten.
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Technische Systemdokumentation
Hard- und Software, Schnittstellen und Einstellungen von Buchhaltung, Kasse, DMS oder ERP.
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Betriebsdokumentation
Berechtigungen, Datensicherung, Notfallplan und Versionshistorie.
Dazu beschreibt die Dokumentation, wie Ihre E-Rechnungen als XML empfangen, geprüft, archiviert und gebucht werden, und wie Verträge wie Miete, Wartung oder Lizenzen mit ihren laufenden Abrechnungen verknüpft abgelegt sind.
Sie erhalten
- die finale Fassung als editierbare Datei
- eine PDF-Version zur Vorlage beim Finanzamt
- eine kurze Anleitung, wie Sie Änderungen mit Versionsstand nachtragen
Nutzen über die Pflicht hinaus
Was Ihnen die Dokumentation außer Ruhe vor der Prüfung bringt
Papierbelege vernichten dürfen
Erst wenn Ihr Scanvorgang dokumentiert ist, dürfen Sie Eingangsrechnungen, Quittungen und Post nach dem Scannen entsorgen. Ausgenommen bleiben Dokumente, die im Original aufzubewahren sind, etwa notarielle Urkunden oder Jahresabschlüsse. Das Ergebnis: weniger Ordner, Volltextsuche statt Blättern.
Wissen, das nicht an einer Person hängt
Wenn nur Sie oder eine Mitarbeiterin wissen, wie die Buchhaltung läuft, steht bei Ausfall alles still. Die Dokumentation ist das Handbuch, mit dem eine Vertretung oder neue Kollegin einsteigen kann.
Bessere Karten bei der Bank
Wer eine Finanzierung sucht, wird zunehmend nach einer GoBD-konformen Dokumentation gefragt. Sie gehört inzwischen zu einer belastbaren Bonitätsbewertung.
Ablauf in 5 Schritten
So entsteht Ihre Verfahrensdokumentation
Kostenloses Erstgespräch 30–45 Min.
Wir klären Ihre Ausgangslage, Ihre Software und Ihren Zeitdruck. Sie bekommen eine Einschätzung zum sinnvollen Umfang und ein verbindliches Angebot zum Festpreis.
Bestandsaufnahme – online oder vor Ort
Ich führe Sie mit einem Fragenkatalog durch Ihre Abläufe. Sie müssen nichts vorbereiten. Wir gehen durch:
- Ihre Software für Buchhaltung, Rechnungen, Reisekosten, Zeiterfassung und E-Mail
- die Wege, auf denen Belege zu Ihnen kommen (Post, E-Mail, Kundenportale)
- Schnittstellen, Berechtigungen, Zuständigkeiten
- Ihr Archiv und Ihre Datensicherung
Danach erhalten Sie einen Projektplan mit Terminen.
Entwurf
Aus Ihren Antworten entsteht mit einer Fachsoftware für Verfahrensdokumentationen ein Grobentwurf. Ich passe ihn anschließend auf Ihren Betrieb an.
Gemeinsame Durchsicht ca. 2 Std. online
Wir gehen das Dokument Seite für Seite durch und prüfen, ob es Ihre tatsächlichen Abläufe beschreibt. Änderungen nehmen wir direkt vor. Dieser Schritt macht die Dokumentation belastbar, denn sie muss Ihre gelebte Praxis zeigen, kein Idealbild.
Übergabe und Pflege
Sie erhalten die editierbare Fassung, das PDF und die Pflegeanleitung. Auf Wunsch übernehme ich die jährliche Aktualisierung.
Wer das macht
Michael Dernbach: Informatiker und Betriebswirt mit über 30 Jahren Führungserfahrung
Ich bin Michael Dernbach, Inhaber von MIDe consulting. Ich habe Informatik (Diplom) und BWL studiert und über 30 Jahre in Führungspositionen gearbeitet.
Für die Verfahrensdokumentation brauchen Sie genau diese beiden Seiten: Ich verstehe, wie Ihre Programme, Schnittstellen und Datensicherungen technisch zusammenhängen, und ich weiß, welche kaufmännischen Abläufe der Betriebsprüfer darin nachvollziehen will.
Honorar
Festpreis nach dem Erstgespräch – ohne Förderantrag
Das Honorar richtet sich nach Ihrer Ausgangslage:
- wie viele Programme Sie für Buchhaltung, Rechnungen und Kasse nutzen
- ob Sie eine Kasse mit TSE führen
- ob Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden sollen
- welche Schnittstellen es gibt
- ob Sie eine einmalige Erstellung möchten oder auch die jährliche Pflege
Festpreis
ab1.500 €
Die Erstellung beginnt ab 1.500 €. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Angebot zum Festpreis.
Ich bearbeite keine BAFA-Förderprojekte. Antrag, Mittelzuteilung und Auszahlung dauern lange und sind schwer planbar. Ein direkter Auftrag ist für Sie schneller abgeschlossen.
Angebot anfragenHäufige Fragen
Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation
Ich bin Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Gilt das für mich?
Ja. Die Pflicht hängt nicht an Größe oder Gewinnermittlungsart, sondern daran, ob Sie Belege digital empfangen, verarbeiten oder archivieren. Wer Rechnungen per E-Mail bekommt, tut das bereits.
Reicht es nicht, wenn meine Software GoBD-zertifiziert ist?
Nein. Die Software ist nur ein Baustein. Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Sie die Software einsetzen: wer Belege erfasst, wie sie ins System gelangen, wer Zugriff hat und wie gesichert wird. Das kann Ihnen kein Softwarehersteller abnehmen.
Die Betriebsprüfung ist bereits angekündigt. Ist es zu spät?
In der Regel nicht. Zwischen Anordnung und Prüfung bleibt meist genug Zeit, wenn Sie sofort beginnen. Sagen Sie mir im Erstgespräch den Prüfungstermin, dann planen wir danach.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Erst wenn der Scanvorgang in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Dokumente, die im Original aufbewahrt werden müssen, etwa notarielle Urkunden oder Jahresabschlüsse, sind ausgenommen.
Wie viel Zeit muss ich selbst einplanen?
Das Erstgespräch dauert 30 bis 45 Minuten, die gemeinsame Durchsicht etwa zwei Stunden. Dazu kommt die Bestandsaufnahme: Bei kleinen und mittleren Unternehmen mit einfachen Abläufen dauert sie höchstens einen Tag, bei komplexeren Strukturen bis zu drei Tage. Vorbereiten müssen Sie nichts. Insgesamt ist Ihre Dokumentation in der Regel nach einer Arbeitswoche fertig.
Was kostet die Verfahrensdokumentation?
Ab 1.500 €. Der genaue Betrag hängt von Ihren Programmen, Ihrer Kasse und dem gewünschten Umfang ab. Nach dem Erstgespräch erhalten Sie einen Festpreis.
Ihr nächster Schritt
Klären Sie in 30 Minuten, was Ihre Dokumentation umfassen muss
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf Ihre Programme, Ihre Belegwege und einen eventuellen Prüfungstermin. Danach wissen Sie, welchen Umfang Ihre Dokumentation braucht und was sie kostet.
Telefon: 06131 6367238
E-Mail: info@mide-consulting.de